Whistleblowing: quali aziende devono attivare il canale di segnalazione

Di seguito vediamo chi rientra nell'obbligo, come deve essere organizzato il canale e quali verifiche dovrebbe compiere, in concreto, un'impresa privata.

Cos'è il canale di segnalazione whistleblowing

Il D.Lgs. 10 marzo 2023, n. 24 ha dato attuazione alla direttiva (UE) 2019/1937 sulla protezione delle persone che segnalano violazioni apprese in un contesto lavorativo.

Il decreto disciplina i canali di segnalazione e protegge il segnalante, i facilitatori e gli altri soggetti indicati dalla legge contro ritorsioni connesse alla segnalazione.

Il canale può essere gestito internamente, da una persona o da un ufficio dedicato e specificatamente formato, oppure affidato a un soggetto esterno autonomo dotato degli stessi requisiti. In entrambi i casi deve garantire la riservatezza dell'identità di chi segnala, della persona coinvolta e del contenuto della segnalazione, anche attraverso strumenti di crittografia.

Prima dell'attivazione devono essere sentite le rappresentanze o organizzazioni sindacali previste dall'art. 4 del decreto.

Quali imprese sono obbligate ad attivarlo

La regola generale è chiara: sono tenute ad attivare il canale interno le imprese private che hanno impiegato, in media, almeno 50 lavoratori subordinati con contratto a tempo indeterminato o determinato nell'ultimo anno. Per le imprese di nuova costituzione il calcolo si effettua sull'anno in corso.

L'obbligo scatta però anche sotto quella soglia, indipendentemente dal numero di lavoratori subordinati, per due categorie di imprese:

• quelle che rientrano in settori regolamentati a livello europeo indicati nell'allegato al decreto — tipicamente servizi finanziari, prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo, sicurezza dei trasporti e tutela dell'ambiente, tra gli altri;
• quelle che, pur non rientrando nella categoria precedente, hanno già adottato un modello di organizzazione e gestione ai sensi del D.Lgs. 231/2001. Per queste ultime la portata dell'obbligo ha un perimetro diverso da quello generale: vale la pena verificarne l'esatta estensione caso per caso, invece di dare per scontato che coincida con quella delle imprese sopra soglia.

Le imprese con una media fino a 249 lavoratori possono condividere il canale di segnalazione — e la sua gestione — con altre imprese, per contenere i costi organizzativi. Sopra quella soglia il canale deve essere proprio.

Da quando decorre l'obbligo

Il decreto ha acquistato efficacia, in via generale, dal 15 luglio 2023. Per le imprese private con una media fino a 249 lavoratori, tuttavia, il legislatore ha previsto una decorrenza differita: l'obbligo di istituire il canale interno è scattato dal 17 dicembre 2023. Oggi, a distanza di tempo, l'obbligo è pienamente in vigore per tutte le fasce dimensionali coinvolte: non è più una scadenza futura, ma una condizione già operativa che un controllo ANAC può verificare in qualsiasi momento.

Cosa succede se il canale manca o non è conforme

ANAC può applicare una sanzione amministrativa pecuniaria da 10.000 a 50.000 euro quando accerta che il canale di segnalazione non è stato istituito, che non sono state adottate procedure per la sua gestione, o che le procedure adottate non sono conformi alla legge. La stessa fascia di sanzione si applica quando viene accertato che una segnalazione è stata ostacolata o che è stato violato l'obbligo di riservatezza.

Un punto spesso frainteso: ANAC non è un'autorità che riguarda solo la pubblica amministrazione. Gestisce anche il canale di segnalazione esterna per il settore privato — quello a cui il segnalante può rivolgersi quando il canale interno dell'azienda non esiste, non è conforme, non ha avuto seguito, o quando teme ritorsioni segnalando internamente. Il canale interno resta comunque la prima linea, ed è quello su cui l'impresa ha effettivo controllo organizzativo.

Che cosa deve fare l’impresa, in concreto

1. Verificare l’assoggettamento all’obbligo, calcolando correttamente la media dei lavoratori e controllando settore di attività ed eventuale modello 231.

2. Individuare un gestore autonomo e formato, disciplinando competenze, conflitti di interesse e sostituzioni.

3. Attivare modalità scritte e orali realmente riservate; una comune casella e-mail o PEC, da sola, può non offrire le garanzie richieste.

4. Adottare una procedura interna, fornire informazioni chiare ai potenziali segnalanti, coordinare il sistema con GDPR e modello 231 e rispettare i termini di gestione.

Domande frequenti

Un'impresa con 30 dipendenti deve comunque attivare il canale?

In generale no, se resta sotto la soglia dei 50 lavoratori e non rientra nei settori regolamentati o nell'obbligo collegato a un modello 231 già adottato. Se invece ha adottato un modello 231, il canale è necessario anche sotto soglia, con l'ambito più circoscritto previsto dalla legge.

Cosa succede se un'azienda supera i 50 lavoratori solo per pochi mesi durante l'anno?

La soglia si calcola sulla media annua dei lavoratori subordinati con contratto a tempo indeterminato o determinato, non su un valore puntuale in un singolo momento. Una valutazione corretta richiede di ricostruire l'andamento occupazionale dell'anno di riferimento.

Il canale può essere gestito da un consulente esterno?

Sì. La legge consente di affidare la gestione del canale a un soggetto esterno, purché autonomo e con personale specificamente formato per questo compito, in alternativa a una persona o un ufficio interno dedicato. L'incarico deve regolare responsabilità, riservatezza, sicurezza, protezione dei dati e gestione dei conflitti di interesse.

Le imprese possono condividere il canale con altre aziende del gruppo?

Sì, se ricorrono le condizioni dell'art. 4, comma 4, del D.Lgs. 24/2023 e la media dei lavoratori non supera 249. Per i soggetti con almeno 250 lavoratori, le Linee guida ANAC escludono la condivisione del canale interno; resta però possibile affidarne la gestione a un soggetto esterno, anche una società del gruppo. Per una valutazione della propria posizione rispetto all'obbligo di attivare il canale di segnalazione, lo Studio è a disposizione.

Tel. 06.5925942  ·  Email l.gentile@studiogcm.com  ·  Studio Viale Pasteur 33, 00144 Roma